Функции (бизнес-задачи): коммерческая деятельность в сфере строительства, реконструкции и капитального ремонта объектов нефтяной и газовой промышленности.
Объем документооборота (в месяц) – 1450 ед.
Количество входящих документов (в месяц) — 980 ед.
Количество пользователей – 240.
Проект выполнен за — 12 мес.
Используемые модули: «Канцелярия», «Управление договорами», «Управление совещаниями».
Автоматизированные процессы (с использованием разработанных маршрутов):
- Поддержка полного жизненного цикла входящих документов — сканирование, регистрация, вынесение резолюций, создание поручений исполнителям, исполнение, контроль исполнения поручений, контроль движения документов, формирование отчетности.
- Обработка исходящих документов – сканирование, регистрация, установление связи с входящими письмами, авто формирования описи почтовых отправлений и конвертов.
- Организация договорной работы — подготовка проектов договорных документов, их согласование в соответствии с регламентом, формирование листа согласований, контроль полномочий, визирование и утверждение ЭЦП, контроль выполнения обязательств по договорам, поиск и анализ комплектов договоров, формирование отчетности.
- Организация работы с заявками на поставку и изготовление — согласование и исполнение заявок, контроль исполнения, уведомление ответственных об исполнении или отклонении заявки.
- Согласование счетов на оплату — формализация процесса визирования счетов на оплату, обеспечение четкого состава визирующих, проверка и согласование счетов на оплату, подготовка проведения оплаты и уведомление ответственных об оплате, формирование архива счетов и организация безопасного и удобного доступа к нему.
- Организация работы по подготовке проектов производства работ и технологических карт.
- Организация и подготовка к совещанию, проведение совещания, исполнение принятых решений, формирование отчетов для анализа данных по состоянию и исполнению совещаний.
Дополнительно:
- Развернут Центр Сертификации ЭЦП.
- Интеграция с учетной системой «1С:Управление персоналом».
- Поддерживается Web-доступ.
- В системе объединены все предприятия холдинга.